Basisprincipes PRINCE2®

Best practice voor projectmanagement

PRINCE2™ (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde, generieke methode voor effectief projectmanagement, gericht op het beheerst opstarten, realiseren en afsluiten van projecten met een duidelijke bedrijfsdoelstelling in een klant-leveranciers omgeving.

De methode is in Engeland ontwikkeld op basis van een vroegere methode (PROMTII) en voor het eerst uitgebracht in 1989 (PRINCE) als standaard voor alle informatiseringsprojecten binnen de Britse overheid. In 1996 werd PRINCE2 uitgebracht als generieke standaard voor alle type projecten, gebaseerd op 20 jaar ervaring van vele projecten, projectmanagers en projectteams die hebben bijgedragen aan deze verzameling van 'best practices'.

De methode wordt beheerd en verder ontwikkeld door OGC (Office of Government Commerce),  voorheen CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency). De laatste jaren is PRINCE2 geworden tot de de facto standaard binnen zowel de publieke als private sector in Engeland en volgt een zelfde weg in Nederland en vele andere landen. De methode is public domain en kan overal vrij toegepast worden. Op de PRINCE2-manual rust copyright.

Kenmerken

Procesbenadering

PRINCE2 hanteert een generieke procesbenadering voor het managen van projecten. De acht hoofdprocessen zijn opgedeeld in 45 subprocessen. De processen beschrijven welke activiteiten worden uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk is, welke input benodigd is welk resultaat wordt beoogd.

Het project wordt opgedeeld in beheersbare stages (fasen) die tussentijdse beoordeling van het project en tijdige besluitvorming waarborgen. De verschillende rollen en verantwoordelijkheden voor het managen van een project zijn gedetailleerd beschreven.

Deze afspraken stellen de projectmanager, de teammanagers en de stuurgroep in staat effectief te communiceren en (bij) te sturen.

Drie projectbelangen:

PRINCE2 ziet een project als een samenwerkingsverband tussen drie belangrijke partijen: de business (sponsor, opdrachtgever), de leverancier en de gebruikers.

De leverancier is de partij die de inhoudelijke kennis en mankracht levert voor het project en kan dus zowel intern (bijvoorbeeld de afdeling marketing) als extern (bijvoorbeeld een aannemer) zijn.

Voor een succesvol resultaat is de gezamenlijke verantwoordelijkheid en overeenstemming over doel, inhoud, werkwijze en begrenzingen van het project van groot belang.

Rechtvaardiging vooraf, tijdens én achteraf

Een PRINCE2 project vindt zijn rechtvaardiging in een vooraf gedefinieerde Business Case. De Business Case geeft duidelijkheid over:

Een Business Case bevat liefst een goede investeringsanalyse en een risicoanalyse. Zij wordt vooraf goedgekeurd en bij ieder beslismoment opnieuw aangepast en beoordeeld op geldigheid. Na afloop van het project vindt een evaluatie plaats van deze uitgangspunten.

Projectsucces betekent volgens PRINCE2: "op tijd, binnen budget en volgens gewenste kwaliteit", maar ook: "de toegevoegde waarde wordt daadwerkelijk gerealiseerd voor de organisatie".

Besluitvorming

In PRINCE2 worden alle belangrijke besluiten genomen door een Project Board waarin zowel de belangen van de Business, de gebruikers (User) als leverancier (Supplier) zijn vertegenwoordigd: het zogenaamde BUS-principe.

De projectmanager kan pas starten aan het project of aan een fase als deze is goedgekeurd door de Project Board: default = No Go.

Zij hanteert vervolgens het principe van management by exception: na goedkeuring van een fase vindt pas nieuwe besluitvorming plaats als de fase is afgerond of wanneer niet meer voldaan kan worden aan de randvoorwaarden van het project of fase (exception).

Productgerichte aanpak

Voor het structureren en plannen van het project hanteert PRINCE2 een productgerichte werkwijze. De Product Based Planning techniek definieert alle op te leveren eindproducten en tussentijdse producten. Kosten, resources, tijd en kwaliteit worden allen gepland op basis van deze producten en onderlinge afhankelijkheden.

Deze productgerichte aanpak stelt de projectmanager in staat duidelijk te sturen op afgeronde tussenresultaten die meetbaar zijn m.b.t. voortgang, kosten en kwaliteit. De producten vormen tevens de basis voor de afspraken met projectleden, teammanagers en leveranciers.

Inspelen op veranderingen

PRINCE2 ziet een project niet als een fuik waarin er maar één weg bestaat om tot de gewenste projectdoelstelling te komen. De methode erkent dat er gedurende de looptijd van het project veranderingen kunnen optreden in de omgeving waarin het project opereert.

Enkele voorbeelden: wetswijzigingen, verandering van prioriteiten, fusie of overname, nieuwe concurrenten, of onvoorziene problemen tijdens het project.

Risicomanagement voorziet in tijdige maatregelen om de kans of impact van voorziene verstoringen te verminderen. Eventueel worden alternatieve scenario's voorbereid.

Wijzigingsbeheer stelt het project in staat om onvoorziene, maar noodzakelijke of gewenste wijzigingen op het project op een beheerste manier door te voeren. Hierbij speelt heldere besluitvorming op basis van de voor- en nadelen van een wijziging een belangrijke rol.

Projectbesturing op maat

De praktijk kent, naaste vele succesvolle toepassingen van PRINCE2, ook voorbeelden waarin de methode rigide en star wordt toegepast. Hierbij staan dan niet de managementprincipes van PRINCE2 centraal maar slechts een set uit de methode afgeleide documenttemplates.

Iedere organisatie en ieder project vraagt om een maatwerkvariant van PRINCE2 afhankelijk van de omvang, complexiteit en risico's van het project. Maar ook cultuur en de volwassenheid van de organisatie spelen een rol. PRINCE2 is volledig schaalbaar en geeft vele aanwijzingen hoe de onderdelen naar de situatie kunnen worden aangepast. Het projectmanagementproces wordt daarbij altijd gevolgd, echter in de invulling en vorm van de beheersinstrumenten worden afgestemd. Dit principe wordt ook wel tayloring genoemd.

De scope van PRINCE2

PRINCE2 legt de relatie tussen projecten en de organisatiedoelstellingen (de business). Projecten bestaan verder uit mensen, tools en specialistische technieken die geen onderdeel van de methode uitmaken. PRINCE2 biedt wel het kader om diverse aanpakken, tools en technieken onder te brengen gericht op een specifiek toepassingsgebied.

Bijvoorbeeld: een productontwikkelingsproject zal gebruik maken van een eigen technische fasering en bijbehorende specialistische documenten. Deze krijgen vorm in de product based planning van PRINCE2.

Wat is PRINCE2 niet?

 

Programmamanagement. PRINCE2 legt wel de relatie tussen projecten en programma's en geeft aan hoe een project in een programmaomgeving kan functioneren. Voor programma­management bestaat een aparte methode, eveneens uitgegeven door OGC: Managing Succesful Programmes (MSP).

Projectmanagementtechnieken. Er bestaan vele tools en technieken die probleemloos binnen PRINCE2 kunnen worden toegepast.
Bijvoorbeeld: MS Project, Earned Value Analysis, Projectmatig creëren.

Management- en sociale vaardigheden zijn cruciaal voor de projectmanager. Professionalisering dient zich, naast de methodiek, ook te richten op de zogenaamde 'soft skills'.

Specialistisch werk gaat over het technische specialisme dat nodig is om de projectproducten te creëren. Bestaande technieken kunnen worden ingezet binnen het kwaliteitsmanagement van PRINCE2, maar zijn niet generiek vastgelegd in de methode.

Voordelen van PRINCE2

voor het management

voor de gebruikers

voor de projectmedewerkers

voor de leverancier

voor de projectenorganisatie

voor de projectmanager

Opleiding en certificering

Rondom PRINCE2 bestaat een uitgebreid kwaliteitssysteem dat wordt ontwikkeld en uitgevoerd door de APM Group. Dit kwaliteitssysteem voorziet o.a. in:

1. •          Accreditatie van instituten die PRINCE2 opleidingen of examens aanbieden
   

2. •          Kwaliteitseisen voor PRINCE2 trainingen
   

3. •          Uitgifte en registratie van PRINCE2 examens
   

4. •          Accreditatie van PRINCE2 trainers
   

5. •          Accreditatie van PRINCE2 consultants
   

Er zijn twee standaardniveaus te behalen in PRINCE2:

1. •          PRINCE2 Foundation, ter voorbereiding op het PRINCE2 Foundation certificaat.
   

2. •          PRINCE2 Practitioner, ter voorbereiding op het PRINCE2 Practitioner certificaat.
   

Beide kennen een bijbehorend examen. Er is veel keuze in instituten die deze standaardopleidingen aanbieden. De examens worden in Nederland afgenomen door Prince Benelux en de stichting EXIN.

Bronnen:

OGC(2005) Prince2: Managing successful projects with Prince2 (4th ed., 1st ed. 1996). London: The Stationary Office.

OGC:                        http://www.ogc.gov.uk/methods_prince_2.asp

APMG:                      http://www.apmgroup.co.uk/PRINCE2

Exin:                        http://www.exin.nl/

Prince2 User Group    http://www.pugnl.nl/

© Crown copyright material is reproduced with the permission of the Controller of HMSO and Queen's Printer for Scotland.
PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.

© www.van-bommel.org