Basisprincipes PRINCE2®


Best practice voor projectmanagement

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde, generieke methode voor effectief projectmanagement, gericht op het beheerst opstarten, realiseren en afsluiten van projecten met een duidelijke bedrijfsdoelstelling in een klant-leveranciers omgeving.

De methode is in Engeland ontwikkeld op basis van een vroegere methode (PROMTII) en voor het eerst uitgebracht in 1989 (PRINCE) als standaard voor alle informatiseringsprojecten binnen de Britse overheid. In 1996 werd PRINCE2 uitgebracht als generieke standaard voor alle type projecten, gebaseerd op 20 jaar ervaring van vele projecten, projectmanagers en projectteams die hebben bijgedragen aan deze verzameling van 'best practices'.

De methode wordt beheerd en verder ontwikkeld door OGC (Office of Government Commerce) en heeft in 2009 en grondige revisie ondergaan.

PRINCE2 is in de afgelopen 15 jaar geworden tot de de facto standaard binnen zowel de publieke als private sector in Engeland en vele andere landen, waaronder Nederland. De methode en de principes kunnen overal vrij toegepast worden.



Principes

De methode kan worden toegepast op alle typen projecten ongeacht de omvang, type project, de organisatie het land of de cultuur. Zij drijft op 7 universele principes die alle verantwoordelijken in staat stellen invloed uit te oefenen op het project:

  1. 1.Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Een PRINCE2 project vindt zijn rechtvaardiging in een vooraf gedefinieerde Business Case. De Business Case geeft duidelijkheid over:

wat de toegevoegde waarde is voor de omgeving, organisatie of situatie waarin het projectresultaat wordt gebruikt;

waarom is gekozen voor deze oplossing;

welke voordelen deze biedt;

wat de baten en kosten van het project zijn, zowel kwalitatief als kwantitatief;

en welke aannames hierbij zijn gehanteerd.

Een Business Case bevat liefst een goede investeringsanalyse en een risicoanalyse.

De Business Case wordt gedurende het project geëvalueerd en bijgesteld. Beslissingen worden altijd afgemeten aan het effect op de Business Case.

Na afloop van het project vindt een evaluatie plaats van deze uitgangspunten.

  1. 2.Leren van ervaringen

Het projectmanagement heeft de verantwoordelijkheid actief op zoek te gaan naar eerdere leerervaringen als input voor de projectaanpak. Leerpunten worden gedurende het project verzameld en bij de afsluiting van het project vastgelegd voor toekomstig gebruik.

  1. 3.Heldere rollen en verantwoordelijkheden

PRINCE2 ziet een project als een samenwerkingsverband tussen drie belangrijke partijen: de business (sponsor, opdrachtgever), de leverancier en de gebruikers.

De leverancier is de partij die de inhoudelijke kennis en mankracht levert voor het project en kan dus zowel intern (bijvoorbeeld de afdeling marketing) als extern (bijvoorbeeld een aannemer) zijn.

Voor een succesvol resultaat is de gezamenlijke verantwoordelijkheid en overeenstemming over doel, inhoud, werkwijze en begrenzingen van het project van groot belang.

In PRINCE2 worden alle belangrijke besluiten genomen door een Project Board waarin zowel de belangen van de Business, de gebruikers (User) als leverancier (Supplier) zijn vertegenwoordigd: het zogenaamde BUS-principe.

  1. 4.Besluitvorming per fase

Een goede fasering van het project stelt de opdrachtgever in staat om tijdig beslissingen te nemen met zijn stuurgroep.

De projectmanager kan pas starten aan het project of aan een fase als deze is goedgekeurd door de Project Board. Daarbij geldt: default = No Go.

Na goedkeuring (Go!) heeft de projectmanager daadwerkelijk mandaat om een fase met beschikbaar gestelde mensen en middelen uit te voeren.

  1. 5.Management by exception

Na goedkeuring van een fase vindt pas nieuwe besluitvorming plaats als de fase is afgerond of wanneer niet meer voldaan kan worden aan de randvoorwaarden van het project of de fase. Deze randvoorwaarden  zijn vastgelegd in tijd, geld, kwaliteit, de scope (afbakening van het projectresultaat), het geaccepteerde risico en de projectbaten. Bij bedreiging van één of meer van deze randvoorwaarden is er sprake van een ‘exception’.  De stuurgroep wordt volgens een vastgestelde werkwijze in staat gesteld het project bij te sturen.

  1. 6.Productgerichte aanpak

Voor het structureren en plannen van het project hanteert PRINCE2 een productgerichte werkwijze. De Product Based Planning techniek definieert alle op te leveren eindproducten en tussentijdse producten. Kosten, resources, tijd en kwaliteit worden allen gepland op basis van deze producten en onderlinge afhankelijkheden.

Deze productgerichte aanpak stelt de projectmanager in staat duidelijk te sturen op afgeronde tussenresultaten die meetbaar zijn m.b.t. voortgang, kosten en kwaliteit. De producten vormen tevens de basis voor de afspraken met projectleden, teammanagers en leveranciers.

  1. 7.Projectbesturing op maat

De praktijk kent, naaste vele succesvolle toepassingen van PRINCE2, ook voorbeelden waarin de methode rigide en star wordt toegepast. Hierbij staan dan niet de managementprincipes van PRINCE2 centraal maar slechts een set uit de methode afgeleide documenttemplates.

Iedere organisatie en ieder project vraagt om een maatwerkvariant van PRINCE2 afhankelijk van de omvang, complexiteit en risico's van het project. Maar ook cultuur en de volwassenheid van de organisatie spelen een rol. PRINCE2 is volledig schaalbaar en geeft vele aanwijzingen hoe de onderdelen naar de situatie kunnen worden aangepast. Het projectmanage-mentproces wordt daarbij altijd gevolgd, echter in de invulling en vorm van de beheersinstrumenten worden afgestemd. Dit principe wordt ‘tailoring’ genoemd.


Projectsucces betekent volgens PRINCE2: "op tijd, binnen budget en volgens gewenste kwaliteit", maar ook: "de toegevoegde waarde wordt daadwerkelijk gerealiseerd voor de organisatie".


Procesbenadering

PRINCE2 hanteert een generieke procesbenadering voor het managen van projecten. De processen beschrijven welke activiteiten worden uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk is, welke input benodigd is welk resultaat wordt beoogd.

Het project wordt opgedeeld in beheersbare fasen die tussentijdse beoordeling van het project en tijdige besluitvorming waarborgen. De verschillende rollen en verantwoordelijkheden voor het managen van een project zijn gedetailleerd beschreven.

Deze afspraken stellen de projectmanager, de teammanagers en de stuurgroep in staat effectief te communiceren en (bij) te sturen.

Inspelen op veranderingen

PRINCE2 ziet een project niet als een fuik waarin er maar één weg bestaat om tot de gewenste projectdoelstelling te komen. De methode erkent dat er gedurende de looptijd van het project veranderingen, verstoringen of nieuwe inzichten kunnen optreden in de omgeving waarin het project opereert.

Enkele voorbeelden: wetswijzigingen, verandering van prioriteiten, fusie of overname, nieuwe concurrenten, of onvoorziene problemen tijdens het project.

Risicomanagement voorziet in tijdige maatregelen om de kans of impact van voorziene verstoringen te verminderen. Eventueel worden alternatieve scenario's voorbereid.

Wijzigingsbeheer stelt het project in staat om onvoorziene, maar noodzakelijke of gewenste wijzigingen op het project op een beheerste manier door te voeren. Hierbij speelt heldere besluitvorming op basis van de voor- en nadelen van een wijziging een belangrijke rol.

De scope van PRINCE2

PRINCE2 legt de relatie tussen projecten en de organisatiedoelstellingen (de business). Projecten bestaan verder uit mensen, tools en specialistische technieken die geen onderdeel van de methode uitmaken. PRINCE2 biedt wel het kader om diverse aanpakken, tools en technieken onder te brengen gericht op een specifiek toepassingsgebied.

Bijvoorbeeld: een productontwikkelingsproject zal gebruik maken van een eigen technische fasering en bijbehorende specialistische documenten. Deze krijgen vorm in de product based planning van PRINCE2.

Wat is PRINCE2 niet?

programmamanagement.

PRINCE2 legt wel de relatie tussen projecten en programma's en geeft aan hoe een project in een programmaomgeving kan functioneren. Voor programmamanagement bestaat een aparte methode, eveneens uitgegeven door OGC: Managing Succesful Programmes (MSP).

projectmanagementtechnieken.

Er bestaan vele tools en technieken die probleemloos binnen PRINCE2 kunnen worden toegepast. Bijvoorbeeld: MS Project, Earned Value Analysis, Projectmatig creëren.De methode biedt ruimte aan deze technieken maar schrijft ze niet voor.

management- en leiderschapsvaardigheden

Deze zijn cruciaal voor de projectmanager. Professionalisering dient zich, naast de methodiek, ook te richten op de zogenaamde 'soft skills'.

specialistisch werk

Dit gaat over het technische specialisme dat nodig is om de projectproducten te creëren. Bestaande technieken kunnen worden ingezet binnen het kwaliteitsmanagement van PRINCE2, maar zijn niet generiek vastgelegd in de methode.

Voordelen van PRINCE2

voor het management

  1. Opsommingstekenstandaard managementomgeving voor alle projecten

  2. Opsommingstekengericht op businessdoelstellingen

  3. Opsommingstekenbeheersing in veranderende omgevingen

  4. Opsommingstekenvoldoende stuurmogelijkheden zonder zonder noodzaak van day-to-day management

  5. Opsommingstekenlicentievrij te gebruiken

voor de gebruikers

  1. Opsommingstekenkwaliteitsverwachtingen zijn expliciet gemaakt

  2. Opsommingstekengebruikersbelangen vertegenwoordigd in de besluitvorming

voor de projectmedewerkers

  1. Opsommingstekenheldere rollen en verantwoordelijkheden

  2. Opsommingstekenwerkpakketten voorzien in duidelijke productbeschrijvingen

voor de leverancier

  1. Opsommingstekenheldere afspraken gebaseerd op te leveren producten

  2. Opsommingstekenbetrokken bij inrichting en besluitvorming van het project

  3. Opsommingstekengoede verantwoording over het projectverloop achteraf mogelijk

voor de projectenorganisatie

  1. Opsommingstekeneen gemeenschappelijke taal voor projecten

  2. Opsommingstekenéénduidige processen en benamingen

  3. Opsommingstekenrelatie met staande organisatie is geborgd

voor de projectmanager

  1. Opsommingstekenzeer gestructureerde en goed gedocumenteerde handreiking

  2. Opsommingstekengrote verzameling ‘best practices’ binnen handbereik


Opleiding en certificering

Rondom PRINCE2 bestaat een uitgeb
reid kwaliteitssysteem dat wordt ontwikkeld en uitgevoerd door de APM Group. Dit kwaliteitssysteem voorziet o.a. in:

  1. Opsommingstekenaccreditatie van instituten die PRINCE2 opleidingen en examens aanbieden

  2. Opsommingstekenkwaliteitseisen voor PRINCE2 trainingen

  3. Opsommingstekenuitgifte en registratie van PRINCE2 examens

  4. Opsommingstekenaccreditatie van PRINCE2 trainers

  5. Opsommingstekenaccreditatie van PRINCE2 consultants


Er zijn twee niveaus van opleiding en certificering te behalen in PRINCE2:

  1. OpsommingstekenPRINCE2 Foundation

  2. OpsommingstekenPRINCE2 Practitioner


Beide kennen een bijbehorend examen. Er is veel keuze in instituten die deze standaard-opleidingen aanbieden. Centrale examens worden in Nederland afgenomen door APMG Benelux en stichting EXIN.

Bronnen

OGC (2010) PRINCE2: Managen van Succesvolle Projecten met PRINCE2™ (5e editie). Crown Copyright, TSO. ISBN 978-0-11-3312.

OGC:
www.ogc.gov.uk/methods_prince_2.asp

APMG:
www.prince2.org.uk

APMG Benelux:
www.apmg-benelux.com

Prince2 User Group:
www.pugnl.nl

PRINCE2 advies en implementatie:
www.van-bommel.org

PRINCE2 training en certificering:
www.projectcompetenceprogramme.eu


© Crown copyright material is reproduced with the permission of the Controller of HMSO and Queen's Printer for Scotland.
PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.

© www.van-bommel.org

 
terugPRINCE2.html
terugPRINCE2.html